Pengetahuan tentang Administrasi/Surat - Menyurat

Selamat Siang...!!!
Sebelumnya mohon maaf apabila nanti ada salah-salah ketik yang saya sengaja / tidak sengaja.
untuk thread pertama, saya akan membagi sedikit ilmu tentang Administrasi / surat - menyurat yang sebelumnya sudah saya posting di Blog saya .
Semoga thread yang saya buat ini dapat bermanfaat
dan jika ada yang mengunjungi blog saya itu tidak wajib
Trimakasih dan silahkan membaca.


ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT)

PENGERTIAN

1. Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha di dalam organisasi .
2. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi.

FUNGSI

Admnistrasi berfungsi :

1. Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan yang tetap.
2. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI

Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :

1) Catatan

2) Laporan

3) Perencanaan, rencana dan program

4) Keputusan

5) Surat menyurat

SURAT MENYURAT

1. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.
2. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
3. Cara penomoran surat ( Tanyakan pada Pembina/Senior dalam organisasi yang anda ikuti )

NB : Cara penomoran surat setiap organisasi berbeda-beda

e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

1) Kepala surat, yang terdiri dari :

a. Nama organisasi/kesatuan

b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun

c. Nomor

d. Klasifikasi (sifat)

e. Lampiran

g. Alamat

h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu

2) Isi surat, terdiri dari :

a. Pendahuluan

b. Uraian/maksud

c. Kalimat penutup

3) Penutup surat, terdiri dari :

a. Nama Jabatan

b. Tanda Tangan

c. Nama Pejabat

d. Cap atau stempel

e. Tembusan

f. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.

2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI ORGANISASI :

1. Buku presensi
2. Buku iuran
3. Buku kas
4. Buku riwayat
5. Buku acara latihan/rapat dan notulen
6. Log book
7. Buku agenda
8. Buku catatan
9. Buku inventaris regu

Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.

1. Buku Presensi dan Iuran

Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota serta iuran anggota untuk setiap kali pertemuan.
























2. Buku Kas

Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki organisasi baik dari kas mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui pembina/Ketua.

Formatnya dapat dibuat sbb :

KAS BULAN = ………………………….

Tangga


Uraian


Debet


Kredit




Jumlah


Ketua

……………………


Bendahara

……………………..

Pembina

……………………

Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama.

3. Buku Riwayat

Mencatat tentang anggota, mulai masuk kedalam organisasi, jabatan dalam organisasi, kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Organisasi juga mencatat riwayat pimpinan/ketua organisasi mulai berrdiri sampai dengan sekarang.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

1. Nomor : …………………………………..
2. Nama : …………………………………..
3. Alamat : …………………………………..
4. Agama : …………………………………..
5. Tempat&Tanggal Lahir : ……………………….
6. Tanggal masuk Organisasi : ……………………….
7. Jabatan dalam Organisasi

Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………

Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………

1. Hobby : ……………………………………
2. Sekolah

SD : ……………………………………

SMP : ………………………………………

SMA : ………………………………………

1. Organisasi yang pernah diikuti

1. …………………………………………

2. …………………………………………

3. …………………………………………


5. Buku Acara Latihan/Rapat dan Notulen

Memuat tentang hasil pertemuan yang membahas tentang latihan/rapat dengan format sbb :

1. Hari dan Tanggal : …………………………………………………

2. Tempat : …………………………………………………

3. Hadir : ……………………………………….. orang

4. Acara : 1. ……………………………………………..

2. ……………………………………………..

untuk notulen formatnya sbb :

1. Hari dan Tanggal : …………………………………………………

2. Tempat : …………………………………………………

3. Hadir : ……………………………………….. orang

4. Acara : 1. ……………………………………………..

2. ……………………………………………..

5. Hasil dan Keterangan Latihan/Rapat ………………………………………………….

………………………………………………….

6. Log Book

Mencatat tentang kejadian penting yang diikuti Organisasi. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang mengesankan, disertai dengan gambar/Foto yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.

Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota.

7. Buku Agenda

Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar











8. Buku Catatan

Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi baik teori maupun praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu mengikuti suatu acara.

9. Buku Iventaris

Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Organisasi misalnya, Bendera Organisasi, Bendera Merah Putih, tali, tongkat, dll.







Untuk Contoh tabel bisa download ebooknya melalui Blog saya, karna tabel tidak dapat terlihat dan akhirnya saya hapus

Sekian dulu, semoga thread ini dapat membantu para pembaca sekalian.

Terimakasih.

 

Wah dapat ilmu tentang administrasi nih..